Aus der Praxis für die Praxis: RFP gewinnen beginnt vor der Teilnahme - #183

00:00:00: Willkommen bei Lessons to Grow.

00:00:02: Hier geht es um gute Unternehmensführung in Zeiten des Unkurs, um Leadership, Management und Entscheidungen wenn es ernst wird – in KMU und Scaleups!

00:00:13: Ich bin Armin Elrao, internationaler Manager & Unternehmer.

00:00:17: Heute sprechen wir über ein Thema das viele Vertriebsorganisationen falsch einordnen.

00:00:23: Die Teilnahme an Ausschreibungen.

00:00:26: Viele Unternehmen behandeln ein Request for Proposal oder RFP wie einen administrativen Prozess.

00:00:35: Dokumente einreichen, Fragen beantworten, Angebot abgeben.

00:00:39: Doch wer so denkt hat das eigentliche Spiel bereits verloren?

00:00:44: Denn Ausschreibungen werden selten im Angebotsdokument entschieden.

00:00:49: Sie werden vorher entschieden in der Opportunity-Entwicklung in der Steuerung, der Kundenbeziehungen und dem Dealshaping.

00:00:58: Und genau darum geht es heute direkt nach dem Intro!

00:01:10: In einer Coaching-Session mit einem Geschäftsführer ging es bei mir um einen konkreten Fall.

00:01:16: Ein potenzieller Kunde hatte ein formalen Beschaffungsprozess angekündigt.

00:01:24: Mehrere Anbieter sollten eingeladen werden – ein klassisches Wettbewerbsverfahren wie Gänglich ist.

00:01:31: Intern entstand bei meinem Klienten sofort Aktivität, der Vertrieb wollte teilnehmen die Technik wollte mitmachen man wollte Präsenz zeigen Man wollte die Chance nicht verpassen.

00:01:45: hektische Betriebsamkeit.

00:01:48: Doch die eigentliche Frage stellt sich zunächst niemand Wie stark ist unsere Position in dieser Opportunity wirklich?

00:01:58: Viele Ausschreibungen laufen freundlich man bekommt Antworten Klar, man wird zu Gesprächen eingeladen.

00:02:04: Man bleibt im Austausch.

00:02:07: Doch Höflichkeit sagt wenig über die reale Wettbewerbsposition aus.

00:02:13: Deshalb beginnt professioneller Vertrieb früher bei der Qualifizierung der Opportunity – idealerweise schon dann wenn die Projektidee beim Kunden entsteht.

00:02:27: und das alles bevor überhaupt entschieden in welchem Prozess man reingeht, wie man spielt.

00:02:33: In der Praxis sehe ich immer wieder denselben Denkfehler.

00:02:37: Unternehmen glauben, der Wettbewerb beginne mit dem RFP.

00:02:42: In Wirklichkeit beginnt er viel früher.

00:02:45: Er beginnt in dem Moment, indem ein Kunde ein Problem erkennt Wie ich eben gesagt habe, mit der Projekt-Idee.

00:02:51: Wer in dieser Phase präsent ist und nah am Kunden dran ist kann das Spielfeld mitgestalten.

00:02:57: Wer erst beim RFP auftaucht spielt meist nach fremden Regeln und damit nicht nach den eigenen.

00:03:04: Das bedeutet nicht dass man Ausschreibung grundsätzlich meiden sollte.

00:03:08: ganz im Gegenteil.

00:03:09: Man kann ja über Ausschreibungen dicke große Deals gewinnen Ja?

00:03:13: Kann ja ein wichtiger Teil deiner Strategie sein.

00:03:18: Man kann also sehr wohl in solche Prozesse hineingehen.

00:03:22: Doch dann muss man auch vorher genau verstehen, welches Spiel hier gespielt wird und welche Rolle man selbst darin realistischerweise einnehmen kann.

00:03:33: Und dafür gibt es vier typische strategische Ansätze.

00:03:37: Der erste ist der Frontalangriff.

00:03:39: Das funktioniert wenn man objektiv stärker ist als der Wettbewerb.

00:03:43: Die bessere Lösung hat das überlegende Produkt Stärkere Referenzen Bessere Beziehungen zum Kunden, dann akzeptiert man die Spielregeln des Prozesses und gewinnt innerhalb dieser Logik.

00:03:54: Doch dieser Ansatz funktioniert nur wenn die Bewertungskriterien genau zu den eigenen Stärken passen.

00:03:59: Und das kannst du nur beeinflussen, wenn du sehr sehr früh wie eben gesagt im Prozess schon präsent bist.

00:04:07: Der zweite Ansatz ist dass Das nennt man auch so Flanking, das heißt die Spiel, also flankieren den Deal rein zu gehen.

00:04:22: Also versuchen das Spielfeld aktiv zu verändern zum Beispiel durch Fragen und neue Perspektiven oder durch zusätzliche Aspekte, die bisher im Prozess keine Rolle gespielt haben.

00:04:36: Das geht nur wenn du eine sehr gute Beziehung aufgebaut hast, also muss da auch wieder früher da sein.

00:04:43: aber wenn das gelingt dann verschieben sich plötzlich die Bewertungskriterien ein technisches Risiko wird wichtiger.

00:04:50: Eine Integrationsfähigkeit bekommt mehr Gewicht weil man darauf hingewiesen wurde.

00:04:55: Ein bestimmter Leistungsbereich rückt in den Mittelpunkt.

00:05:00: Das wie gesagt geht allerdings ausschließlich du eine gute Beziehung aufgebaut hast und schon ein großes Vertrauen da ist.

00:05:08: Formal bleibt der Prozess gleich, aber inhaltlich verschieben sich die Gewichte – und damit auch die Gewicht im Entscheidungsprozess.

00:05:17: Der dritte Ansatz den Du wählen kannst ist eine Nische-Strategie.

00:05:20: Man versucht also nicht den gesamten Wettbewerb zu gewinnen sondern man konzentriert sich auf einen Teilbereich indem die eigene Stärke besonders relevant ist.

00:05:29: Vielleicht ist es eine spezielle Technologie, vielleicht ist das ein bestimmter Anwendungsfall.

00:05:33: Man wird nicht der universelle Anbieter, man wird der logische Anbiter für dieses Problem.

00:05:42: Hier bietet es sich natürlich dann auch an in Konsortium mit einem anderen Partner zu gehen, der vielleicht in der Thematik, in der du gut bist, nicht so die Stärken hat.

00:05:55: und dann gibt's natürlich auch immer die vierte Option nämlich den Rückzug.

00:05:59: Damit tun sich viele Vertriebsorganisationen schwer, aber manchmal muss man einfach auch mal loslassen.

00:06:06: Aber emotional wirkt der Rückzug eben wie ein Verlust!

00:06:10: In Wirklichkeit ist er oft Ausdruck professioneller Opportunity-Steuerung.

00:06:15: Wir haben uns sogar schonmal bei einem großen Deal in einer anderen Sendung davon erzählt – werde ich nie vergessen.

00:06:22: vor vielen Jahren habe ich in Spanien als Country Manager an einem sehr, sehr großen Outsourcing-Deal gearbeitet und zusammen mit dem damaligen Chef der spanischen Siemens Niederlassung, an den ich berichtete.

00:06:37: Also ich war praktisch der Chef der spanischen Siemenstochter sozusagen und agierte auch in der Matrix.

00:06:46: also ich berichtet an Deutschland und an diesen Herrn haben wir mal eine Ausschreibung, die war riesig groß.

00:06:55: Ich glaube so vierhundert Millionen Euro oder so war der Anfärtervertrag.

00:06:58: damals gab es noch diese riesigen Ausausungsverträge, die über zehn Jahre liefen.

00:07:02: Die haben wir extra verloren.

00:07:03: also wir haben extra non-compliant, also Wir haben extra nicht alle Bedingungen des Ausschreibenden erfüllt damit wir hier nicht in die Prädulie kamen und so wurden wir aussortiert, unser Konkurrent hat später dann Millionen und Arbeitmillionen auf dem Deal verloren weil er das alles akzeptiert hatte.

00:07:22: Und wir haben eben bewusste Opportunity-Steuerung damals betrieben sehr professionell.

00:07:27: ich muss sagen Ich selber tat mich auch ein bisschen schwer ja emotional daraus zu gehen Weil wir haben der Tag und Nacht auch an dem Angebot gearbeitet usw.

00:07:36: Aber die Professionalität und die Weitsicht des damaligen Siemenschefs Spanien, der hat uns davor sehr viel Unheil bewahrt.

00:07:46: Also sowas hier in solchen Sachen immer Fakten vor Emotionen gelten lassen oder Risikobeurteil vor Emotionen.

00:07:54: Wenn Qualifizierung zeigt, dass der Zugang zur Entscheidungsebene fehlt kann man eben auch sich zurückziehen.

00:08:03: oder wenn die Bewertungskriterien klar gegen die eigene Stärke arbeiten.

00:08:08: Oder wenn ein Wettbewerber den Prozess bereits stark geprägt hat oder wie in dem vorherigen Beispiel jetzt das Risiko eigentlich untragbar ist was man gehen müsste wenn man alle Kriterien erfüllt obwohl man sie erfüllen kann Das ist sehr, sehr wichtig.

00:08:24: Dann ist rück zu käufig die rationalste und die beste Entscheidung.

00:08:29: Und hier liegt... Das Problem vieler unternehmen.

00:08:32: Der Prozess beginnt mit einem RFP und sofort startet die Angebotsmaschine, der Vertrieb schreibt, die Technik kalkuliert das Management prüft.

00:08:42: doch kaum jemand hat vorher mal die entscheidende Frage gestellt wie stark wie oben schon erwähnt ist unsere Opportunity wirklich entwickelt?

00:08:51: Professioneller Vertrieb denkt anders.

00:08:54: Opportunity Entwicklung bedeutet früh Einfluss zu nehmen.

00:08:58: Kundensteuerung bedeutet Gespräche, so zu führen dass Entscheidungslogiken sichtbar werden.

00:09:04: Dealshaping bedeutet das Spielfeld aktiv mitzugestalten.

00:09:10: Wenn diese drei Elemente fehlen wird ein RFP schnell zu einem reinen Vergleichsprozess und du hängst im Prinzip am Ende des Tages da am Fliegenfänger.

00:09:21: vergleichsprozesse werden nämlich selten von den besten Lösungen gewonnen.

00:09:25: Das kommt noch hinzu Sie werden von der besten Passung zu den Bewertungskriterien gewonnen.

00:09:31: Der Coaching-Session, die wir da geführt haben wurde genau das sichtbar.

00:09:35: Das Unternehmen hatte eine starke Lösung, doch es hatte kaum Einfluss auf die Entstehung des Prozesses.

00:09:41: Der Kunde hat er den Rahmen bereits gesetzt und damit auch die Spielregeln.

00:09:45: Wenn ich jetzt immer noch finde dass sich dort gut positioniert bin kann ich das schon machen.

00:09:51: ja aber wenn ich nur mal kontinuierlich alles abarbeite was da reinkommt dann wird vertrieb schnell.

00:09:59: ein numbers game ja man reicht angebote ein man hofft auf differenzierung hoff der doch die eigene eintrussmöglichkeit ist sehr begrenzt.

00:10:08: deshalb isst die entscheidende lektion die lesson to grow aus dieser situation ziemlich einfach sollte nie ein Startpunkt sein.

00:10:18: Nein, es ist kein Startpunkt!

00:10:20: Ein RFP ist das Ergebnis einer bereits entwickelten Opportunity von dir zusammen mit dem Klienten.

00:10:28: Und wer diese Phase verpasst hat?

00:10:31: Der spielt meist nach fremden Regeln und sollte nur in das RFP reingehen wenn die Chancen aufgrund der eigenen Stärken wirklich exzellent sind oder wenn sich vielleicht die beiden anderen Strategien anbieten sollten Also die, sag ich mal Divide et impera dieses was man auch manchmal Flanking nennt oder eben die Nischenstrategie.

00:10:56: Das geht aber immer, geht aber auch wieder rum.

00:10:59: nur und hier widerspricht sich der Ansatz ein wenig dann wenn die Beziehung stimmt.

00:11:04: und die Beziehung stimmt auch immer nur wenn du früh drin bist also eigentlich wenn du spät drinnen bist musst du sehr stark beurteilen Wie überlegen du in deiner Position bist und wie überlegen, du in der Beziehung bist.

00:11:17: Weil selbst wenn dein Angebot sehr viel besser ist nutzt ein Frontalankriff also das totale Unterwerfen in diesem Sinne der Spielregeln des RFP Nutzt dir nicht unbedingt etwas wenn zum Beispiel deine Konkurrenz viel bessere Beziehungen haben.

00:11:37: Und daher für heute zum Schluss kleine Zusammenfassung.

00:11:41: Gewonnen werden Deals selten im Angebot, gewonnen wird in der Entwicklung der Opportunity ja?

00:11:50: In der Entwicklung.

00:11:52: wenn in deinem Unternehmen viele Ausschreibungen bearbeitet werden aber zu wenig Abschlüsse entstehen lohnt sich ein genauer Blick auf diese Phasen.

00:12:01: Opportunity-Entwicklung Kundensteuerung und Deal Shaping dort entscheidet sich ob ein Angebot eine echte Chance hat oder nur ein Teil einer Verkleisläste ist.

00:12:15: In solchen Situationen werde ich oft hinzugezogen, um hier im Deal-Shaping Richtung zu geben und das einzuordnende Tier zu unterstützen.

00:12:23: Du erreist mich direkt unter infoadlessonstogrow.de.